Christensen Kjærulff

Databehandleraftale

Baggrund for databehandleraftalen

Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

Databehandleraftalen og aftalebrevet er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige hovedaftalen jf. aftalebrevet – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i aftalebrevet. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

Personoplysninger omfattet af aftalen

Denne aftale omfatter alle typer af personoplysninger, som er nødvendige i forbindelse med aftalen med parterne, herunder CPR-numre, navne (både kundens medarbejdere og kundens kunder), fagforening, pension og kontonumre osv.

Yderligere kan databehandlingen omfatte følsomme og specielle personoplysninger omfattet artikel af 9-10 i Databeskyttelsesforordningen, såfremt det et nødvendigt i forhold til behandlingens formål.

Kategorien af registrerede vil primært omfatte den dataansvarliges medarbejdere, og afhængig af opgaven, også den dataansvarliges kunder eller associerede.

Indsamling af personoplysninger sker for, at databehandleren kan opfylde sine forpligtelser, som følger af hovedaftalen.

Databehandlingens formål og omfang

Databehandlerens behandling af personoplysninger, herunder omfang, sker med henblik på opfyldelse af indholdet i aftalebrevet.

Opbevaringsperiode

Behandlingen af personoplysninger i henhold til denne databehandleraftaler, vil blive opbevaret indtil de aftalte ydelser, som fremgår af aftalebrevet, er blevet udført.

Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger med.

Den dataansvarlige er ansvarlig for, at blandet andet, at sikre, at der er et lovligt behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

Databehandleren handler efter instruks

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse bestemmelser.

Fortrolighed

Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.

Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

Behandlingssikkerhed

Databehandleren iværksætter implementerer alle foranstaltninger, som er nødvendige i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, under hensyn til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostninger og den pågældende behandlings karakter, omfang og sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.

Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Anvendelse af underdatabehandlere

Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler). Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere.

Ved ændring af underdatabehandlere, skal databehandleren senest 30 dage før underdatabehandleren udskiftes, meddele den dataansvarlige, at sådan en udskiftning finder sted. Dataansvarlig har mulighed for at gøre indsigelse mod sådan en udskiftning, hvis den dataansvarlige har saglige grunde hertil.

Når databehandleren har den dataansvarliges generelle eller specifikke godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.

Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

[Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere: Navn, CVR nr., Behandlingskategori]

eller

[Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af underdatabehandlere. Oversigt over underdatabehandlere, som anvendes af databehandleren, kan rekvireres hos databehandleren.]

Overførsel af oplysninger til tredjelande/internationale organisationer

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens Kapitel V.

Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f. I denne forbindelse kan Databehandleren fakturere sine administrative omkostninger i et 1 til 1 forhold til den dataansvarlige.

Underretning om brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

Databehandleren skal bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe den information, som følger af artikel 33, stk. 3.

Sletning og tilbagelevering af oplysninger

Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

Såfremt andet ikke er aftalt, vil databehandleren efter aftalens afslutning, slette personoplysningerne efter 30 dage, medmindre dansk lov kræver andet.

Tilsyn og revision

Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

Såfremt den dataansvarlige ønsker at foretage tilsyn, skal den dataansvarlige altid give databehandleren et varsel på mindst 30 dage i sådan forbindelse.

Såfremt databehandleren eller underdatabehandleren har fået udstedt en sikkerhedserklæring (efter anerkendt international standard), som beskriver sikkerhedsforholdene hos databehandleren/underdatabehandleren, skal den dataansvarlige først se sig til tilfreds med disse.

Den dataansvarlige afholder alle omkostninger i forbindelse med tilsyn hos databehandleren samt i forhold til underdatabehandlere, herunder er Databehandleren berettiget til at fakturere den dataansvarlige med sin sædvanlige timetakst for alt databehandlerens arbejdstid, som sådan tilsyn måtte medføre for databehandleren, ligesom den dataansvarlige hæfter for eventuel betaling til underdatabehandleren.

Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

Ikrafttræden og ophør

Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift på aftalebrevet.

Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil, og så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af Databeskyttelsesforordningen.

Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af hovedaftalen.

Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset hovedaftalens og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.